Stadt Buchen: Arbeit optimiert und Papier gespart

Buchen. Nirgends liegt Historie und Zukunft so eng beieinander wie aktuell in Buchen. Während die Stadt ihr 1250-jähriges Bestehen feiert, macht sie sich fit für eine digitale Zukunft. „Wir machen Digitalisierung nicht um jeden Preis. Viele analoge Prozesse sind völlig in Ordnung. Dort, wo es Sinn macht, muss man die Möglichkeit nutzen“, erklärte Benjamin Laber, Beigeordneter der Stadt Buchen, einen weiteren Schritt in die Zukunft. Mit der Digitalisierung sollen Arbeitsprozesse vereinfacht werden. Die insgesamt 33 Mitarbeiter des städtischen Bauhofs wurden mit 18 Tablets ausgestattet und sind durch das System „Axians Infoma“ mit der Stadtverwaltung vernetzt.

Optimierte Arbeitsschritte

Dabei werden Aufträge von Marcus Wörner, Fachdienstleiter Technische Dienste, im System vermerkt. Der Bauhofsleiter Thorsten Grimm hat dann die Möglichkeit die Aufträge direkt über ein Planungstool in die Wochen beziehungsweise Monatsplanung miteinzubeziehen.

Die Mitarbeiter des Bauhofs können über den Kalender dann die genauen Aufgaben für den jeweiligen Tag einsehen. Bei der Bearbeitung der Aufträge ist es den Ausführenden außerdem möglich, Notizen einzutragen, wie besondere Vorkommnisse. Über das System wird außerdem die genaue Arbeitszeit verbucht. Dies kommt der Personalabteilung zugute, da diese alle Daten direkt abfragen kann. Hinzu kommen automatisch die Hinweise, ob die Aufträge beispielsweise zu ungünstigen Zeiten vollbracht wurden und dementsprechend Zulagen fällig werden. Zuvor mussten viele dieser Zwischenschritte mit der Hand ins Verwaltungssystem nachgetragen werden. Dabei sind immer wieder Fragen aufgekommen, die dann mit weiteren Schritten bearbeitet werden mussten. „Wir haben dann nur noch zwei oder drei Arbeitsschritte von vorherigen zehn“, erklärte Wörner. Kurzfristige Veränderungen in der Planung sind dennoch möglich. „Wenn Gefahr in Vollzug ist, wie bei einer Ölspur auf der Straße, muss der Bauhof dies selbstverständlich priorisieren“, erklärte Benjamin Laber.

Damit alle Arbeiten geordneter vergeben werden, haben nur wenige Personen Zugriff zur Planung. Unter anderem gehören Wörner und Grimm dazu. Zurufe über wichtige Aufgaben werde man dann in der Planung nach der Priorität der anstehenden Aufträge einordnen, erläuterte Wörner.

Vor rund einem Jahr startete die Planung. Am 1. Mai begann die Testphase. „Seit dem 1. Juli sind wir damit auch produktiv“, sagte er.

Mit der Digitalisierung werden nicht nur die Arbeitsschritte verringert und optimiert sondern auch große Papierstapel vermieden. Bisher wurde jeder Dauer- oder Einzelauftrag auf einem separaten Blatt vermerkt. All das ist nun im System hinterlegt. Der Zugriff erfolgt von innerhalb der Verwaltung und auch außerhalb über die Tablets. Das digitale System ermögliche außerdem mehr Transparenz bei der Bearbeitung der Aufträge, da die Übermittlung der Daten schneller als auf dem Papier ist.

„Aufgrund der Cloud-Nutzung als Speicherort ist die Stadt Buchen sehr innovativ. Wir sind die ersten die das so machen“, ergänzte Wörner. Christoph Popp diene als Multiplikator, der unter den Mitarbeitern Hilfeleistungen im Umgang mit den Tablets und dem System anbietet, erklärte Laber. Nach fast zwei Wochen Nutzung seien jedoch schon alle recht sicher im Umgang.

Digitalisierung nicht am Ende

Die Stadtverwaltung arbeite auch weiterhin an digitalen Weiterentwicklungsmöglichkeiten. So versuche man beispielsweise auch, die Hausmeister in den Schulen durch solch einem System, sowohl mit den Schulleitern als auch mit der Stadtverwaltung, zu vernetzen, um eine effiziente Schnittstelle herzustellen. Des Weiteren wolle man alle städtischen Gebäude kategorisch und digital zusammenfassen, um Fakten wie Energieverbrauch oder Sanierungszeiträume schneller ins Auge fassen zu können.