Organisation im Homeoffice – mit diesen Tipps klappt es

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Unabhängig von der derzeitigen Situation befindet sich der weltweite Arbeitsmarkt bereits seit Jahren in einem stetigen Wandel. Schnell einen interkontinentalen Flug zum Geschäftstermin buchen oder Kunden-E-Mails über das Smartphone noch am Abend und von unterwegs beantworten sind keine Seltenheiten mehr. Ebenso wenig wie als Vater die Elternzeit zu nutzen und Kinderbetreuung und Arbeit zu Hause zu vereinbaren. Oder auch ohne Kind und Kegel in den eigenen vier Wänden sein Homeoffice zwischen Kühlschrank und Fernseher einzurichten.

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Trennung von Beruf und Privat? Das war einmal

Immer mehr Bundesbürger richten sich in ihrer Wohnung nicht nur die Haare oder das Essen an, sondern auch einen Arbeitsplatz ein. Allein im Rhein-Main-Gebiet kamen in den letzten Monaten fast zwei Drittel aller Beschäftigten zumindest partiell ihrem Job in den eigenen vier Wänden nach, ein Großteil von ihnen sieht auch langfristig daran keinen Änderungsbedarf. Hinzu kommen Selbstständige sowie all diejenigen, die ehrenamtlich oder aus persönlichen Gründen viele Stunden zu Hause vor dem PC oder am Telefon verbringen. Die Produktivität muss hier nicht leiden – vorausgesetzt, man

  • sucht sich den optimalen Arbeitsplatz
  • sorgt für störungsfreies Internet und Telefon
  • präpariert sämtlichen essenziellen Bürobedarf
  • lässt sich nicht ablenken
  • kleidet sich wie zum Business-Meeting für eventuelle Online-Konferenze

Wer diese Punkte beachtet, muss zwar immer noch auf den persönlichen Austausch mit den Kollegen verzichten. Seinem Chef hingegen kann er zeigen, dass zu Hause arbeiten der Leistungsfähigkeit sogar einen Schub geben kann!

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Couch, Küchentisch, Arbeitsecke?

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So verführerisch es klingen mag, mit dem Laptop auf dem Schoß gemütlich auf der Couch seinem Schriftverkehr nachzukommen, ist diese Methode der Heimarbeit wenig empfehlenswert. Es schreibt sich nicht nur schlechter, sondern verursacht nach spätestens zwei Stunden auch Gelenkschmerzen. Der Küchentisch als Alternative sollte auch ausscheiden. Zu verführerisch der permanente Blick auf den Kühlschrank, zu groß das Risiko, etwas umzustoßen und seine Arbeitsutensilien in Saft zu ertränken.

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Wer wirklich konzentriert von zu Hause seiner Arbeit nachgehen möchte, sollte sich eine separate Ecke einrichten. Mit einem Raumtrenner geht das auch in kleinen Wohnungen, in einem Haus mit Familie findet sich wahrscheinlich sogar ein abgetrennter Raum. Ein zusätzliches Schild an der Tür mit der Bitte um Ruhe tut das Übrige, von Mitbewohnern nicht gestört zu werden.

Unabhängig vom gewählten Ort sollten die Tischplatte unbedingt groß genug und der Stuhl bequem und auf die richtige Höhe eingestellt sein. Jeder dritte bis vierte Bundesbürger klagt nach offiziellen Angaben über Rückenprobleme – ein ergonomischer Bürostuhl ist für sitzende Angestellte das A und O.

Tücken der modernen Technik

Ob Veranstaltungsmanager oder Vorstandsdame eines Handwerksbetriebs: Ohne Internetzugang geht bei den meisten gar nichts. Hier taucht in Deutschland allerdings das erste Problem auf, das bei einer weltweiten Länder-Gegenüberstellung in Hinblick auf seine Breitbandversorgung einer Datenwüste gleicht. Nicht einmal unter den Top 20 ist die Bundesrepublik zu finden. Zwar kann sich die Metropolregion Frankfurt-Rhein-Main noch sehen lassen. Doch auch hier gilt: Je dünner besiedelt der Wohnort, desto schlechter fallen Internetzugang oder Telefonsignale aus. In eigener Macht steht der Zugang zu störungsfreiem Internet leider nicht. Ein Anbietervergleich und möglicher Wechsel mag jedoch lohnen. Neben der Online-Schnelligkeit spielen weitere Faktoren bei der technischen Ausstattung des Büros in den eigenen vier Wänden eine Rolle:

  • Datenschutz: Mit einer WPA/WPA2-Signal-Verschlüsselung oder der einfachen Installation eines Virtual Private Network (VPN) können auch von zu Hause aus Daten sicher übermittelt und ausgetauscht werden.
  • Großer Bildschirm, ergonomische Tastatur, wenig Kabel: Je größer das Display, desto mehr Tipp- oder andere Flüchtigkeitsfehler können vermieden werden. Auch die Augen werden geschont – ebenso, wie Finger und Handgelenke durch eine ergonomische Tastatur. Kabelsalat lenkt ab und sollte versteckt oder bei Möglichkeit durch kabelloses Bluetooth ersetzt werden.
  • Telefon: Ob Festnetz oder Handy: Für Vieltelefonierer lohnt sich ein professionelles Headset. So fällt der Hörer auch dann nicht aus der Hand, wenn etwas notiert oder nachgeschlagen werden muss. Wer seinen Gesprächspartner sehen möchte und keine Kamera in seinem Computer installiert hat, kann mit einer flexiblen Mini-Webcam Abhilfe schaffen.

Auch die äußeren Werte zählen

Beim Homeoffice zählt nicht nur das, was in den Kabeln steckt. Von der Reißzwecke bis zum Toner sollten alle Arbeitsmaterialien jederzeit griffbereit und in genügender Anzahl vorhanden sein. Nichts ist frustrierender als erst beim Drücken auf die Drucktaste festzustellen, dass die Tinte fehlt. Besonders praktisch erweist sich ein Komplettgerät mit Fax- und Kopiermöglichkeit. Selbstverständlich muss die Ausstattung auch das benötigte Papier enthalten. Daneben sollte immer ein Sortiment unterschiedlicher Etiketten verfügbar sein.

  • Perfekte Ordnung dank Drucketiketten: Gerade in den eigenen vier Wänden bevorzugen die meisten einheitlich bedruckte, gegenüber bunt durcheinander gewürfelten Ordnerrücken. Verschlossene, undurchsichtige Dosen, über deren Inhalt nur noch spekuliert werden kann? Auch hier sind Drucketiketten die perfekte Lösung für eine einheitliche Struktur. Und wer seinem Homeoffice wegen des Homeschooling der Kinder für eine Stunde den Rücken kehrt, kann den Biologieunterricht in den Garten verlegen und am Ende die Schraubgläser dank passender Etiketten mit der selbst gemachten Marmelade beliebig beschriften.
  • Besonders praktisch für die Arbeit: Bogenetiketten. Statt auf einer herkömmlichen Etikettenrolle werden Bogenetiketten mehrheitlich im DIN-A4-Format verwendet und können daher in so gut wie jeden Office-Drucker eingelegt werden. Sie eignen sich für private Verwendungen und lassen sich bei Bedarf lackieren oder laminieren. Ideal, soll das ausgefallene Weihnachtsfest mit einer möglichst baldigen Feier nachgeholt und die Einladungen im Home-Office gedruckt werden! Wie wäre als Aufhänger ein Fotomotiv aus Würzburg? Ein Bild vom Bürgerbräu oder Alten Hafen verrät bereits auf den ersten Blick, wo es hingeht.
  • 3-D-Druck zu Hause und für Häuser: Unbedingt erforderlich für die Arbeit im Homeoffice ist er in den wenigsten Fällen. Doch statt Fotokarten lassen sich als Einladungen auch dreidimensional gedruckte Figuren versenden – so wie Mainzelmännchen oder der Main-Tower. Miniaturausgaben würden hier allerdings reichen. Ist ein 3-D-Drucker in der Lage, so wie in Mexiko ganze Häuser zu erreichten, nimmt er selbst den Umfang eines Familienhauses ein.

Knigge auch zu Hause

Der Begriff „Etikette" wurde in vergangenen Zeiten am französischen Königshof für schriftlich festgehalte Verhaltensregeln verwendet, um royalen Gästen mögliche Fehltritte zu ersparen. Schon damals waren die Notizzettel also Gold wert. Ebenso haben die Leitlinien zum korrekten Benehmen überdauert.

Auch im Homeoffice sollten einige grundlegende Dinge wie die passende Bekleidung nicht außer Acht gelassen werden. So gemütlich die gepunktete Jogginghose, so bequem der ausgewaschene Oversize-Pullover: Auch bei der Arbeit zu Hause ist die Vorstellung eines hypothetischen Kundenbesuches ratsam. Hier spielt die Psyche eine große Rolle – in Anzug oder Kostüm steigt die Produktivität.

Fokus statt Ablenkung

Auch im Büro gibt es Ablenkung: Ein Gespräch mit dem Kollegen, ein ungewöhnliches Geräusch, die kaputte Kaffeemaschine. Doch kein Vergleich mit zu Hause! Zur einen Seite lockt der Fernseher, zur anderen der Kühlschrank. Neben Chef und Sekretärin rufen auch die Mutter und der Tennispartner an und der Blick wandert immer wieder zur feuchten Stelle an der Wand, wegen der man schon längst etwas hätte unternehmen müssen. Die mentale Einstellung ist hier besonders wichtig:

  • Die Küchentür schließen
  • Das Telefon bei privaten Nummern klingeln lassen
  • Den Hausmeister in der Pause kontaktieren

Tagesplanung statt Laissez fair

Denn genau diese benötigt man auch: Pausen. Viele Mitarbeiter arbeiten im Homeoffice sogar abends und am Wochenende. Vorab festgelegte Zeiten tragen nicht nur zum wichtigen Rhythmus bei, sitzt man den ganzen Tag alleine am Schreibtisch. Sie erleichtern auch die Kommunikation, wissen die Geschäftspartner um die Erreichbarkeit des Mitarbeiters. Daneben tragen To-do-Listen und selbst gestellte Abgabetermine zur Struktur des Tagesablaufs bei.

Koste es, was es wolle?

Komplettdrucker, ergonomischer Stuhl, Telefonkosten – wer zahlt das eigentlich alles?

Angestellte dürfen an dieser Stelle aufatmen: Ihr Arbeitgeber ist zur Kostenübernahme anfallender finanzieller Aufwendungen für Mobiliar, Arbeitsmittel und Telekommunikation verpflichtet. Über das Wie darf individuell entschieden werden: Vorausleistung, Vorschuss, Pauschalbetrag … alles ist in Absprache möglich. Allerdings: Muss auch nicht täglich und über Monate auf dem Hocker vor dem PC Platz genommen werden – für den preislichen Gewinner aller Bürostühle muss der Chef auch nicht aufkommen.

Selbstständige erhalten zumindest steuerliche Begünstigungen. Ausgaben aus dem Homeoffice können seit Jahresbeginn auch ohne ausgewiesenes Arbeitszimmer angegeben werden. Allerdings werden die Beträge nicht auf die ebenfalls absetzbaren 1.000 Euro Werbekosten im Monat angerechnet.