Ein Stück Digitalisierung für kleine Unternehmen: Moderne Firmenkonten

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In kleinen Betrieben wird häufig tatsächlich noch von Hand gearbeitet. Vielfach ist dieses Vorgehen kein Nachteil, denn Handarbeit ist immerhin ein Alleinstellungsmerkmal. Betrifft diese Handarbeit jedoch Aufgaben, die überhaupt nichts mit der tatsächlichen Unternehmensausrichtung zu tun haben, geht wertvolle Arbeitszeit verloren. Dabei gibt es wunderbare Hilfsmittel, die den Fokus wieder zurück auf den Schwerpunkt legen, ohne dass die Aufgaben vergessen werden: Buchhaltung und Finanzen sind zwei von ihnen. Gerade moderne Firmenkonten können Unternehmen deutlich unterstützen.

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Abbildung 1: Papierbelege sorgen für viel verschwendete Arbeitszeit. Heute lassen sich digitale Belege bei modernen Firmenkonten gleich den Buchungen zuordnen. Bildquelle: @ Sharon Mccutcheon / Unsplash.com © @ Sharon Mccutcheon / Unsplash.com

Vereinfachte Buchhaltung

Schon eine elektronische und somit vereinfachte Buchhaltung spart Zeit und schafft mehr Raum für die wichtigen Dinge des Betriebs. Können Belege einfach gescannt werden, fällt die Zuordnung wesentlich leichter. Wobei die moderne Buchhaltung heute diverse Fähigkeiten hat und mehrere Dienste vereint:

  • Vereinfachung – moderne Buchhaltungssysteme lassen sich mit Onlinekonten verbinden, sodass Geldeingänge direkt und automatisch den jeweiligen Rechnungen zugeordnet werden können. Dies spart viel Zeit. Zugleich ist die Buchhaltung von unterwegs aus möglich, sofern das Programm über Apps verfügt, die das Einscannen von beispielsweise Tankquittungen erlauben.
  • Konten – moderne Banken bieten spezielle Unternehmenskonten, die ideal auf die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens zuschneidbar sind. Natürlich lassen sich diese Konten auch mit den Buchhaltungsprogrammen verknüpfen. Die Erstellung digitaler Belege ist somit sehr einfach und Geldbewegungen werden gleich zur Vorbuchung in der Buchhaltung vermerkt. Wer ein entsprechendes Firmenkonto eröffnen möchte, kann zudem die Belege gleich den Buchungen auf dem Konto zuordnen und das erleichtert somit noch einmal den gesamten Prozess.

Kleine Unternehmen können mühelos auf diese Möglichkeiten zurückgreifen und den eigenen Arbeitsalltag erleichtern. Sobald die entsprechenden Programme und Finanzpartner gefunden wurden, ist der Umstieg innerhalb kurzer Zeit erledigt. Auch bezüglich der Erstellung der Steuererklärung und den Umsatzsteuervoranmeldungen sind diese Programme Gold wert. Werden sie gut gepflegt, erstellen sie die Erklärung praktisch auf Knopfdruck. Sicherlich müssen sie noch einmal nachkontrolliert werden, doch die Grundarbeit wird automatisch erledigt.

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Bessere Ordnung der Finanzen

In vielen kleinen Betrieben ist es bis heute so, dass es wenige Kontokarten gibt, die von den Mitarbeitern gesamt genutzt werden. Umso schwieriger ist es herauszufinden, welcher Mitarbeiter vor drei Wochen getankt hat oder Materialien nachträglich für eine Baustelle gekauft hat. Moderne Konten gehen auf diese Problematik ein:

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  • Kartenvergabe – für jeden Mitarbeiter können gezielt Bankkarten gefordert werden. Diese Karten sind personen- und unternehmensbezogen, sodass jede Buchung genauestens nachverfolgt werden kann. Dies ist gerade für Außendienstmitarbeiter oder Monteure praktisch, denn sie brauchen nicht mehr verschiedene Belege aufzubewahren, um den Tankstopp auf der Autobahn korrekt nachzuweisen.
  • Sperre – verlässt ein Mitarbeiter den Betrieb oder geht eine Karte verloren, so kann diese einzelne Karte im Handumdrehen mit wenigen Klicks gesperrt werden. Die anderen Karten werden von diesem Vorgang nicht angegriffen.
  • Einstellung – die einzelnen Karten können mit Budgets geladen werden, ebenfalls sind weitere Einstellungen möglich. Darf ein Team im Grenzgebiet beispielsweise nicht außerhalb Deutschlands tanken, so wird die Karte für diese Nutzung gesperrt. Die Budgetierung einer Karte ist ebenso einfach. Unternehmen haben auf diese Weise schon vorab eine größere Planbarkeit.

Im Vergleich mit handelsüblichen Lösungen sind die modernen Firmenkonten samt Karten oft günstiger. Da sie absolut auf die Bedürfnisse eines einzelnen Unternehmens zurechtgeschnitten werden können, zahlen Betriebe auch nur die Gebühren, die sie verursachen.

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Maßgeschneiderte Kontolösungen

Ein großes Ärgernis vieler Betriebe sind die Gebühren, die für Geschäftskonten anfallen. Insbesondere Unternehmen mit häufigen und kleinen Buchungen zahlen hier am Monatsende oft drauf, da die in der Gebühr enthaltenen Kontobewegungen schnell aufgebraucht sind. Moderne Digitallösungen haben das Problem längst erkannt, aufgegriffen und Alternativen zusammengestellt:

  • Abrechnung – die Firmenkonten können vollständig auf das Unternehmen abgestimmt werden. Kleine Unternehmen zahlen hier nicht direkt die Gebühren, die Großbetriebe entrichten. Oft gibt es verschiedene Abrechnungsmodelle mit Bausteinen, über die das Konto zusammengestellt wird. Das kann heißen, dass beispielsweise nur Buchungen bevorzugt werden, dafür aber Kreditkarten und Bargeldabhebungen, die nur höchst selten vorkommen, höher bewertet werden.
  • Kleinstbeträge – gerade Onlinebetriebe kennen das Problem. Je nach Handel bewegen sich einzelne Verkäufe nur im geringen Wertbereich, wodurch natürlich monatlich zig Bestellungen und somit Geldeingänge eingehen. Etliche Händler sahen sich bislang gezwungen, den gesamten Zahlungsverkehr über PayPal abzudecken, damit sie nicht zig Einzelbuchungen auf dem Firmenkonto haben. Neue Finanzdienstleister greifen auch diese Problematik auf und bieten günstige Lösungen, die zugleich in der Handhabung praktisch sind. Insbesondere kommt hier wieder die Integration einer Buchhaltung ins Spiel, denn die kleinen Geldeingänge werden automatisch den Bestellungen zugeordnet.
  • Eine Firma, ein Konto – moderne Lösungen bieten schlichtweg das Onlinebankkonto für eine einzelne Firma. Dank Bausteine, Integrationen, maßgeschneiderter Lösungen und Absprachen lässt sich leicht eine Lösung finden, die bestens passt und zuletzt Geld spart.

Natürlich sind die digitalen Kontolösungen alle online abrufbar und bieten nicht selten eigene Banking-Apps. Auch die Sicherheit ist gegeben. Nicht selten agieren die Anbieter unter denselben Vorgaben wie alle deutschen Banken und Sparkassen.

Wichtig ist bei der Auswahl nur, dass darauf geachtet wird, inwieweit Partner vor Ort vorhanden sind. Ein Unternehmen sollte auch bei reinen Onlinekonten immer die Chance haben, günstig und kostenlos Geld in der unmittelbaren Nähe abzuholen. Der gewählte Anbieter sollte somit mindestens mit einer stationären Bank in der Stadt oder Region zusammenarbeiten, damit der Bargeldtransfer leicht und mühelos funktioniert.


Fazit – Digitalisierung ist praktikabel

Viele kleine Betriebe scheuen vor der Digitalisierung zurück, da medial immer von Großprojekten und natürlich von großen Unternehmen gesprochen wird. Dabei kann jeder Betrieb, auch ein Einzelunternehmer, völlig digital agieren. Die Umstellung der Buchhaltung und des Kontenwesens ist schon ein wichtiger Schritt, der im Endeffekt sogar Zeit und Geld spart. Umso weniger Zeit die Buchhaltung in Anspruch nimmt, desto mehr wichtige Projekte können tatsächlich angegangen werden. Darüber hinaus bieten digitale Geschäftskonten oft erhebliches Einsparpotenzial, da sie auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten werden können, anstelle sich an den Bedürfnissen von Großbetrieben zu orientieren. Es lohnt sich, die Umstellung in Angriff zu nehmen – für mehr digitale Arbeit und mehr Zeit für das Wesentliche.