Das Geschäftskonto. Wer es braucht und was besonders praktisch daran ist

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Abbildung 1: Ein Online-Geschäftskonto ist gut geeignet für digital agierende Unternehmer. Einige Anbieter bieten die Möglichkeit, das Online Geschäftskonto mit Unterkonten auszustatten, die für mehr Übersichtlichkeit sorgen. Auch VISA-Karten, Kredite und Lastschriften lassen sich online managen. Die Buchhaltungsintegration lehrt so manchen Unternehmer einen weisen Umgang mit seinen Finanzen.Bildtext © pixabay.com © Goumbik (CC0 Public Domain)

Die Annahme, dass jeder Selbstständige ein Geschäftskonto haben muss, ist ein Trugschluss, denn die Pflicht, ein Geschäftskonto zu führen, gibt es nicht. Grundsätzlich möglich ist es auch, geschäftliche Buchungen über das Privatkonto abzuwickeln, doch das sorgt in den meisten Fällen vor allem für Chaos. Selbst das Finanzamt würde geschäftliche Buchungen, die über ein privates Konto abgewickelt werden, nicht beanstanden. Hoch erfreut über das finanzielle Durcheinander ist das Amt dennoch nicht. Wer nicht um ein Geschäftskonto herumkommt, für wen sich ein Online Geschäftskonto anbietet und was es bei einem Geschäftskonto zu beachten gibt, verrät der folgende Beitrag.

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Wer hat die Pflicht, ein Geschäftskonto zu führen?

Grundsätzlich muss in einer Kapitalgesellschaft ein Geschäftskonto geführt werden. Zu den gängigsten Kapitalgesellschaften gehören eV, KGaA, eG, AG, UG und GmbH. Grund für die Pflicht, ein Geschäftskonto zu führen, ist die Stellung vor dem Gesetz als juristische Person mit Rechtsverantwortung und Geschäftsfähigkeit. Ergo: Diese Unternehmen müssen spätestens mit der Firmierung in einer der vorliegenden Formen ein Geschäftskonto eröffnen. Frei von der Pflicht sind hingegen Kleinunternehmer, Freiberufler und Selbstständige. Viele Start-ups starten als Kleinunternehmer und firmieren erst im Laufe der Zeit um – dann spätestens müssen sie auch ein Geschäftskonto anlegen.

Achtung: Ein Blick auf die Geschäftsbedingungen einiger Banken zeigt auch, dass einige Geldinstitute es nicht „erlauben“, dass ein privates Konto als Geschäftskonto „missbraucht“ wird oder gar über das Privatkonto geschäftliche Buchungen ablaufen dürfen. Hintergrund der Argumentation der Banken, dass ein Privatkonto auch nur für private Buchungen genutzt werden darf, ist die Summe an Buchungen und diese Annahme: Privat bedingte Geschäftsfälle und Buchungen sind deutlich geringer in ihrer Anzahl als geschäftliche Buchungen. In der Praxis wird die geschäftliche Nutzung von Privatkonten bei Kleinunternehmern und Freiberuflern häufig akzeptiert.

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Gibt es Gründe, die dafür sprechen, ein Geschäftskonto zu eröffnen?

Auch wenn keine Rechtsprechung Selbstständige, Kleinunternehmer und Freiberufler dazu auffordert, ein Geschäftskonto zu eröffnen – inhaltlich ratsam ist es dennoch, denn nur so ist eine klare Trennung von Geschäfts- und Privatvermögen möglich.

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Zudem bietet ein Geschäftskonto diese Vorteile:

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  • Die Kosten, die für das Geschäftskonto anfallen, können Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer als Betriebsausgabe geltend machen. Das Argument, dass ein Geschäftskonto ausschließlich Geld kosten würde, wird damit entkräftet.
  • Das Führen eines Geschäftskontos bedeutet für Selbstständige, Kleinunternehmer und Freiberufliche mehr Ordnung in der Buchhaltung, denn auf dem Geschäftskonto werden geschäftliche Vorfälle abgewickelt – und zwar nur solche. Das heißt: Die Buchungen können eindeutig dem Unternehmertum zugerechnet werden – Unklarheiten werden vermieden. Es ist leichter, den Überblick über den Zahlungsverkehr zu halten, wenn ausschließlich geschäftlich bedingte Aktionen auf dem Kontoauszug abgebildet werden. Einige Anbieter bieten das Online Geschäftskonto mit Buchhaltungsintegration sowie mit einem optionalen Zugriff für den Steuerberater.
  • Die Nachweispflicht dem Finanzamt gegenüber wird deutlich erleichtert, denn auf einem Geschäftskonto sind letztlich alle Kontobelege geschäftlich bedingt und können damit steuerlich relevant sein. Abbuchungen auf dem Privatkonto hingegen müssen immer häufiger argumentiert und erklärt werden.

Hilft ein Geschäftskonto einem Unternehmer im Umgang mit seinen Finanzen?

Sicherlich unterstützt ein Geschäftskonto einen Unternehmer beim weisen Umgang mit geschäftlichen Finanzen, denn Privat- und Geschäftsvermögen wird nicht vermischt. Im besten Fall ist das Geschäftskonto technisch so angelegt, dass es möglich ist, Unterkonten anzulegen – beispielsweise Rücklagen für Investitionen oder Rücklagen für Steuerzahlungen. Wer sein Geschäftskonto mit einer entsprechend vorausschauenden Struktur versieht, weiß im besten Fall auf den ersten Blick, ob Investitionen oder Sonderausgaben möglich sind und kann auch beruhigt schlafen, wenn wöchentlich oder quartalsmäßig die Vorsteuerabgabe durch das Finanzamt erfolgt oder die Einkommensteuer im Voraus eingezogen wird.

Wichtig bei der Wahl des Anbieters eines Geschäftskontos sind Faktoren wie die Kontoführungsgebühren, die grundsätzlich sowie für Einzelleistungen anfallen, der Kreditrahmen, das Beratungsportfolio, das das Bankinstitut bietet sowie das Netz an Bankautomaten, das im besten Fall kostenlose Bargeldabhebungen ermöglicht.

Online Geschäftskonto vs. Geschäftskonto bei der Hausbank – was ist die bessere Wahl?

Eine pauschale Auskunft darüber, mit welchem Finanzpartner der Unternehmer die Geschäftskonten-Ehe eingehen sollte, gibt es nicht. Stattdessen ist es abhängig vom Unternehmer und von der Betriebsstruktur. Wer sich ohnehin viel online und in der digitalen Welt bewegt, für den ist das Online Geschäftskonto die bessere Wahl, denn dann kann der Unternehmer sich dort auch finanziell aufhalten, wo er sich zuhause fühlt.

Viele alteingesessene Betriebe sowie regionale Unternehmen setzen jedoch nach wie vor häufig auf die Hausbank vor Ort – und das muss keine schlechte Idee sein. Wer sich die Option offen halten möchte, bei einer größeren anstehenden Investition – beispielsweise in den Maschinenpark oder in den Fuhrpark – setzt oft zurecht auf einen Ansprechpartner vor Ort. Klar, dass es dann sinnvoll ist, Kreditverhandlungen mit dem Geldinstitut aufzunehmen, bei dem auch das Geschäftskonto verankert ist.