Bad Mergentheim

Behörden und Technik Erfahrungsberichte und Pläne des Innenministeriums, aber auch der Städte Bad Mergentheim, Weikersheim und Külsheim

Digitalisierung schreitet deutlich voran

Archivartikel

Eines der wichtigsten Themen in vielen Behörden ist derzeit die Digitalisierung. Die plötzlichen Einschränkungen durch die Corona-Krise waren für diesen Bereich Fluch und Segen zugleich.

Bad Mergentheim. Seit längerer Zeit schon ist das Thema Digitalisierung in den Ämtern und Behörden, speziell in den Stadtverwaltungen als ein sehr wichtiges erkannt worden. Nun wurde es nolens volens mit Beginn der Pandemie in der Liste der schnellstmöglich zu bearbeitenden Aufgaben ganz nach vorne katapultiert.

Durch die Schließung der Behörden mussten neue Wege gefunden werden, Arbeitsabläufe neu gedacht und auch Arbeitsplätze neu strukturiert werden. Eine Sprecherin des baden-württembergischen Innen-und Digitalisierungsministeriums erklärte dazu: „Der digitale Wandel hat durch die Pandemie einen enormen Schub erfahren – auch in den Verwaltungen. Da wir zu unser aller Schutz auf Abstand gehen müssen, hat sich die Kommunikation noch stärker ins Internet verlagert, Home-Office sowie Telefon- und Videokonferenzen haben Hochkonjunktur. Das gilt auch für große Teile der Landesverwaltung. Die BITBW ist die Landesoberbehörde IT Baden-Württemberg, also die zentrale Dienstleisterin für moderne Informationstechnologie in der Landesverwaltung. Sie konnte die Zahl der gleichzeitig aktiven Telearbeitsplätze in der Landesverwaltung binnen eines Monats von 3000 auf mehr als 11 000 erweitern.“

Da die normalen Behördengänge für längere Zeit nicht möglich waren, mussten neue Wege gefunden werden. In vielen Fällen gelang dies überraschend schnell und gut. Noch einmal die Ministeriumssprecherin: „Viele Behörden mussten ihre Ämter für Besucher schließen und häufig genutzte Kanäle wie Telefon und E-Mail stießen zunehmend an ihre Grenzen. Digitale Hilfe in der Krise bietet der neue universelle Antragsprozess, den das Ministerium für Inneres, Digitalisierung und Migration den Kommunen zu Beginn der Pandemie über die zentrale Serviceplattform des Landes ’service-bw’ zur Verfügung stellen konnte. Mit dem Universalprozess können Bürger sowie Unternehmen verschiedenste Anträge bei ihrem Rathaus oder Landratsamt über einen sicheren Übertragungsweg elektronisch einreichen.“

Eine Kurzstudie des Fraunhofer IAO und der „Digitalakademie@bw“ zeigt: 89 Prozent der baden-württembergischen Kommunen und Landkreise reagierten mit digitalen Lösungen auf diese völlig neuen und unerwarteten Herausforderungen.

Erkenntnisse aus der Studie sind: „Die Corona-Krise und der damit einhergehende Ausnahmezustand haben sich in vielerlei Hinsicht als Katalysator für die Digitalisierung im gesamten Land herausgestellt. Von einem Tag auf den anderen mussten viele Prozesse, Dienstleistungen und Abläufe in die digitale Welt übertragen werden. Hierbei waren all jene Kommunalverwaltungen im Vorteil, die sich bereits vor der Krise mit den Chancen von digitalen Werkzeugen und Leistungen befasst und Strukturen aufgebaut haben, die sie nun kurzfristig einsetzen konnten.“

Kostenlose Plattform

Und das ging oft schneller und kreativer als gedacht. So richtete die Stadt Bühl eine kostenlose Videokonferenzplattform für ihre Bürger ein. Vereinssitzungen, Familientreffen oder Gruppenunterricht der Musikschule konnten trotz der physischen Distanz weiter stattfinden.

Verschiedene Städte installierten Gutscheinplattformen zur Unterstützung des Einzelhandels. Auffallend ist, dass etliche Lösungen durch Einsatz von Open-Source-Software mit vergleichsweise geringen Kosten umgesetzt werden konnten.

Auch in unserer Region blieb man nicht untätig. Für die Stadt Weikersheim gibt unserer Zeitung Hauptamtschef Thomas Schimmel Auskunft: „Aktuell wurde die Homepage der Stadt Weikersheim aktualisiert. Auch ist es wichtig, den Bürgern auch über die Neuen Medien wie beispielsweise Facebook und Instagram Kontaktmöglichkeiten und eine Plattform für den Austausch mit der Verwaltung anzubieten. Weiter soll nun ein Dokumentenmanagement in der Verwaltung und darauf aufbauend ein kommunaler Sitzungsdienst eingeführt werden. Leider mussten wegen der Corona-Pandemie hierfür bereits angedachte Projekte entweder ganz gestrichen oder zumindest verschoben werden.“

Thomas Schimmel betont abschließend: „Bei aller Digitalisierung darf nicht vergessen werden, dass der Mensch nach wie vor im Mittelpunkt steht und der persönliche Kontakt durch nichts zu ersetzen ist. Die Digitalisierung soll hier nur unterstützend dienen.“

In Külsheim liegt der Schwerpunkt der Digitalisierung aktuell bei der Einführung von Regisafe und einem Ratsinformationssystem. Annika Dötter vom Rechnungsamt der Stadt Külsheim: „Regisafe ist ein Dokumentenmanagementsystem, in dem alle Dokumente und Schriftstücke digital abgelegt werden (E-Akte). Das Ratsinformationssystem beinhaltet unter anderem die Möglichkeit, alle Sitzungsunterlagen dem Gemeinderat auf elektronischem Weg bekanntzumachen. Es müssen kaum mehr Unterlagen ausgedruckt und per Post verschickt werden.“

Auch in Bad Mergentheim wird die Digitalisierung weiter vorangetrieben. Durch Corona wurde diese in vielen Bereichen noch beschleunigt. Pressesprecher Carsten Müller gibt einen Überblick: „Auch bei uns gab es mehr digitale Konferenzen, digitale Gremiensitzungen, Bewerbungsgespräche via Tablet. Erstmals haben wir am 17. Juli eine Bürgerveranstaltung live ins Internet gestreamt und für die Freibad-Tickets gibt es einen Online-Shop.

„Digitalpakt Schule“

Bei all dem wurde der Effizienz-Gewinn durch Digitalisierung deutlich und vieles hat sich auch für die Zeit nach Corona empfohlen. Aktuell legen wir großes Augenmerk auf den ’Digitalpakt Schule’, um unsere Schulen bei der digitalen Infrastruktur fit für die Zukunft zu machen. Außerdem erarbeiten wir intern das System der papierlosen E-Akte und ein Portal für die Online-Bewerbung auf unsere offenen Stellen. Bei Digitalisierung denken wir aber auch weiter: Die neuen zukunftsfähigen Digital-Studiengänge an der Dualen Hochschule sind uns dabei genauso wichtig wie Glasfaser-Anschlüsse in neuen Gewerbegebieten wie dem Braunstall. Daneben gibt es innovative Digital-Projekte im Tourismus wie die 3D-Aufnahmen schwer zugänglicher Bereiche für Virtual-Reality-Brillen oder die interaktive Stadtführung fürs Smartphone mit der Gläserdame Fiona.“

„Papierloser Gemeinderat“

Wichtig für die Stadt Bad Mergentheim ist die gerade erfolgte Einrichtung von öffentlichen WLAN-Hotspots in allen 13 Stadtteilen. Zudem wurde Anfang des Jahres ein großer Schritt in Richtung „Papierloser Gemeinderat“ gemacht und alle Stadträte mit mobilen Endgeräten ausgestattet. Außerdem gibt es seit diesem Jahr mit Giuseppe Tarantini einen Digitalisierungsbeauftragten, der alle Digitalisierungsprozesse koordiniert und steuert.

Ein Highlight erwähnt Carsten Müller noch: „Besonders stolz sind wir auf die Arbeit in den Schulen. Unsere Lorenz-Fries-Schule war eine der ersten Schulen in Baden-Württemberg mit abgeschlossenem Medienentwicklungsplan und hat dabei ein so gutes Ergebnis vorgelegt, das es sogar vom Landesmedienzentrum zur Referenz für andere Schulen erklärt wurde.“

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